浙江機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南

    數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源范疇頗為***，既囊括文書、聲像（照片、錄像）、科技等諸多門類的電子檔案，又包含傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本以及各類數(shù)字資料。倘若各方面條件足夠成熟，像公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案，同樣應(yīng)當(dāng)列為數(shù)字檔案資源建設(shè)的重點內(nèi)容。數(shù)字檔案資源建設(shè)有著明確且關(guān)鍵的基本要求，那便是要做到齊全完整、標準規(guī)范。所謂齊全完整性要求，一方面體現(xiàn)為歸檔保存的數(shù)字檔案資源門類必須一應(yīng)俱全、毫無缺失，各個門類下的電子檔案或者數(shù)字副本也得完整無缺，如此才能系統(tǒng)且***地反映本單位履行主要職責(zé)的全過程；另一方面，針對同一事由的往來文件以及文件的各個組件都要齊全完備，確保文件之間原本存在的有機聯(lián)系不被破壞，得以完好保存。此外，各門類電子檔案的內(nèi)容信息要維持在原始狀態(tài)，其基本元數(shù)據(jù)同樣要齊全完整，為后續(xù)檔案的利用、研究等工作筑牢根基。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作推進中，對標準化管理的需求因?qū)嶋H工作需要而愈發(fā)迫切。浙江機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南

    數(shù)字檔案室的安全體系需要構(gòu)建其應(yīng)用系統(tǒng)的三員管理模式，也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔(dān)負的職責(zé)，并且切實依據(jù)該制度執(zhí)行到位。與此同時，要依據(jù)三員管理模式，給數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃、落實完備的用戶權(quán)限分配與管控功能，以此確保數(shù)字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外，數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要，還可按需配備防火墻、用戶認證、數(shù)字簽名、移動存儲介質(zhì)管理軟件、業(yè)務(wù)審計軟件等用于安全管理的工具，以此維護系統(tǒng)安全，守護數(shù)字檔案資源。 重慶智慧數(shù)字檔案用戶可以在數(shù)字檔案平臺上瀏覽、搜索和下載所需的檔案。這些檔案可能以PDF、TIFF、JPEG等格式存儲。

自定義數(shù)據(jù)統(tǒng)計

除系統(tǒng)內(nèi)置詳細統(tǒng)計模式，系統(tǒng)支持用戶自定義配置其它維度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可自定義配置縱坐標字段、橫坐標字段，生成新的配置規(guī)則，滿足不同的業(yè)務(wù)統(tǒng)計需求。

一鍵生成檔案專題

專題編研模塊用于對聲像檔案的專題制作，支持將某一主題的檔案材料進行集中整理匯編，并按照設(shè)定的規(guī)則進行專題生成，用于專題利用。檔案編研人員通過關(guān)鍵字對聲像庫進行模糊檢索，在檢索結(jié)果中選擇目標檔案批量生成專題，在制作專題的同時也可臨時新增圖片、文字素材。將制作完成的專題保存在專題庫中用于后續(xù)利用。

檔案借閱，在線審批、歸還

檔案借閱模塊主要用于對無瀏覽、下載檔案權(quán)限的用戶提供借閱申請入口，對檔案管理人員提供申請審批，權(quán)限開放入口，實現(xiàn)檔案在線借閱申請以及業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)。借閱上報：為借閱人提供借閱入口，可在線提交借閱單、打印借閱單實現(xiàn)檔案線上借閱辦理；借閱審批：檔案館審批人對借閱人提交的申請進行審批，可實時同步審批結(jié)果、反饋未通過原因，并記錄審批日志。對于審批通過的申請系統(tǒng)自動對借閱人開放查閱權(quán)限。

    數(shù)字檔案室在用戶與權(quán)限管理方面表現(xiàn)***。一方面，它能夠配置關(guān)鍵的三員管理用戶組，無論是用戶組的靈活構(gòu)建、用戶的注冊流程，還是賦權(quán)、編輯、刪除、遷移等精細操作，均可輕松駕馭；并且擁有完備的功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限體系，既能按需靈活賦予權(quán)限，也可適時關(guān)閉，還具備良好的可擴展性，以適應(yīng)不同發(fā)展需求。此外，在用戶口令管理上同樣出色，涵蓋口令強度設(shè)定、找回口令、重置口令乃至關(guān)閉口令等實用功能，***確保用戶賬戶安全。在數(shù)據(jù)維護領(lǐng)域，數(shù)字檔案室也毫不遜色，具備基礎(chǔ)且扎實的數(shù)據(jù)維護能力，不但支持多種通用格式的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)自由進出，實現(xiàn)便捷的導(dǎo)入、導(dǎo)出操作，還能對數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件進行自動化備份，確保數(shù)據(jù)萬無一失。更值得一提的是，面對數(shù)字檔案資源，它還掌握著刪除與回收的主動權(quán)，讓資源管理有條不紊。 對于褶皺的檔案原件，要先進行壓平或燙平處理。

檔案遠程服務(wù)利用系統(tǒng)有著即時推送消息的設(shè)置，能讓用戶隨時知曉業(yè)務(wù)的進程，方便取用數(shù)字檔案。系統(tǒng)推送的消息，會依據(jù)各個業(yè)務(wù)當(dāng)下處于的階段以及狀態(tài)的更迭，即刻給出回應(yīng)，好讓用戶及時明晰業(yè)務(wù)的近況。說到可信驗證，它有防止他人不認賬、杜絕文件被私自改動的作用，能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無實際效用。檔案館負責(zé)相關(guān)事務(wù)的人員，把申辦結(jié)果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后，發(fā)給用戶前臺，用戶便可利用平臺專設(shè)的可信驗證入口，針對已簽字的電子文件展開線上核對，查看是不是由檔案館機構(gòu)所簽、簽字時間為何時，還有文件有沒有被改動，由此判定電子文件的真實性與合法性。并且，這種驗證形式和上海市“一網(wǎng)通辦”平臺的驗證途徑、結(jié)果都是一樣的，能讓用戶安心享用檔案服務(wù)。 高校檔案館還支持在線閱讀或預(yù)覽功能，用戶可以在不下載檔案的情況下查看檔案內(nèi)容。浙江機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南

關(guān)鍵詞檢索允許用戶輸入與檔案內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞進行搜索，系統(tǒng)會根據(jù)關(guān)鍵詞匹配程度返回相關(guān)檔案。浙江機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南

電子文件歸檔具有四性檢測功能。可對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接過來的數(shù)據(jù)進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面，篩選出不合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進入檔案系統(tǒng)歸檔。四性檢測包括：準確性檢測，檢測元數(shù)據(jù)枚舉值、數(shù)據(jù)格式以及案卷數(shù)與實際卷內(nèi)數(shù)量是否一致；完整性檢測，檢測元數(shù)據(jù)必填項、電子文件是否缺失；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預(yù)覽。安全性檢測，檢測系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。

電子文件歸檔系統(tǒng)對不同組織形式（有卷、無卷）檔案分庫、不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音)檔案同庫的數(shù)據(jù)庫設(shè)計方案及其配套的檔案著錄格式，數(shù)字檔案處理技術(shù)，較好地解決了辦公自動化系統(tǒng)中電子文件、實體文件并列運行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置。設(shè)有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)名稱、數(shù)據(jù)接收門類代號，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置，對來源系統(tǒng)字段英文名稱、來源系統(tǒng)字段中文名稱、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進行自定義配置。 浙江機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南